Constituição de processos – tarefa onde se definem as classes do plano de classificação e as instruções precisas sobre que documentos devem integrar as pastas.
Processos não são capas, nem pastas mas sim o caso, são unidades arquivísticas construídas por uma acção administrativa ou judicial sujeita a uma tramitação própria, normalmente regulada.
Constituição de colecções – As colecções são conjuntos de documentos tipologicamente idênticos, ou seja, pasta com o mesmo tipo de documentos, respeitando a integridade dos processos.
Devem-se constituir colecções sempre que se tenha colecções de documentos por tipologia (mapas de assiduidade, mapas estatísticos etc.) e quando os processos de determinada série não tem qualquer tipo de andamento (colecções de processos).
Constituição de dossiers – conjunto de documentos compilados para 1 determinado fim. Normalmente são pastas constituídas por artigos, excertos de livros, legislação sobre determinado tema etc.
Constituição de séries – grande parte da documentação dos processos encontra-se dispersa, deve assim ser reunida na mesma unidade, agrupando em conjuntos os processos que são idênticos. Os processos constituem uma série quando são idênticos entre si, ou seja, quando possuem semelhante tramitação (caminho que os documentos seguem), contêm os mesmos tipos de documentos (categoria de documento produzido), servem uma mesma actividade (faculdade de exercer um acção) e situam-se na mesma área temática (objecto ou assunto)
Constituições de sub-séries – as sub-séries são partes de uma série que, se individualizam por razões de funcionalidade. Deve-se evitar a criação destas no plano de classificação pois este deve apresentar uma rigorosa uniformização do número de níveis hierárquicos por cada classe. Quando existe necessidade de individualizar parte de um processo deve-se optar por criar uma série ao mesmo nível hierárquico das demais ou, na constituição dos processos criar uma divisão fixa através de separadores.
Constituição de processos – tarefa onde se definem as classes do plano de classificação e as instruções precisas sobre que documentos devem integrar as pastas.
Processos não são capas, nem pastas mas sim o caso, são unidades arquivísticas construídas por uma acção administrativa ou judicial sujeita a uma tramitação própria, normalmente regulada.
Constituição de colecções – As colecções são conjuntos de documentos tipologicamente idênticos, ou seja, pasta com o mesmo tipo de documentos, respeitando a integridade dos processos.
Devem-se constituir colecções sempre que se tenha colecções de documentos por tipologia (mapas de assiduidade, mapas estatísticos etc.) e quando os processos de determinada série não tem qualquer tipo de andamento (colecções de processos).
Constituição de dossiers – conjunto de documentos compilados para 1 determinado fim. Normalmente são pastas constituídas por artigos, excertos de livros, legislação sobre determinado tema etc.
Constituição de séries – grande parte da documentação dos processos encontra-se dispersa, deve assim ser reunida na mesma unidade, agrupando em conjuntos os processos que são idênticos. Os processos constituem uma série quando são idênticos entre si, ou seja, quando possuem semelhante tramitação (caminho que os documentos seguem), contêm os mesmos tipos de documentos (categoria de documento produzido), servem uma mesma actividade (faculdade de exercer um acção) e situam-se na mesma área temática (objecto ou assunto)
Constituições de sub-séries – as sub-séries são partes de uma série que, se individualizam por razões de funcionalidade. Deve-se evitar a criação destas no plano de classificação pois este deve apresentar uma rigorosa uniformização do número de níveis hierárquicos por cada classe. Quando existe necessidade de individualizar parte de um processo deve-se optar por criar uma série ao mesmo nível hierárquico das demais ou, na constituição dos processos criar uma divisão fixa através de separadores.